物业公司程序文件:预防措施实施程序
1.目的消除潜在不合格的原因,防止不合格的发生。
2. 范围适用于公司各管理处、部门。
3．职责部门/岗位工作内容管理者代表监督公司各管理处、部门预防措施的制定、落实。审批经品质管理部审核的预防措施。 品质管理部负责审核各类设备设施存在隐患;突发事件应急预防案;公司通用的服务流程、标准;可能引起群诉、媒体负面报道或给公司造成负面影响的问题的预防措施,并验证落实情况。 办公室负责审核重要合同及格式化协议;经营管理过程中的各种法律风险;经理负责审批顾客反映比较集中的建议或服务需求;本管理处/部门服务流程、标准的预防措施,并验证落实情况。组织对本管理处/部门的潜在不合格制订、落实预防措施
4. 方法和过程控制
4.1 潜在不合格描述
4.1.1 现阶段没有出现,如果不采取措施则会导致不合格产生。
4.1.2 如果某一问题持续下去会对公司管理、声誉等产生不良影响。
4.2 应对下述会产生潜在不合格的情况采取预防措施
4.2.1 顾客反映比较集中的建议或服务需求。
4.2.2 各类设备设施存在隐患。
4.2.3 设计、制作、安装公共配套设施及标识。
4.2.4 制定各类服务流程、标准。
4.2.5 各类可能发生的突发事件。
4.2.6 拟定、修改重要合同及格式化协议。
4.2.7 经营管理过程中的各种风险。
4.2.8 可能引起群诉、媒体负面报道或给公司造成负面影响的问题。
4.3 顾客反映比较集中的合理建议或服务需求,管理处须填写《纠正/预防措施报告》并落实。
4.4 设备设施存在隐患时,相关部门应填写《纠正/预防措施报告》,按程序审批后实施。
4.5 公共配套设施及标识在设计、制作、安装前应充分考虑其安全性、适宜性,以防产生投诉、安全事故或法律纠纷。
4.6 在各类服务流程、标准的制定时,应充分考虑其合法性、合理性及安全性。
4.7 对各类可能的突发事件安全专业委员会应指导各管理处制定应急预案,并对预案内容进行审核。
4.8 重要合同和体系文件中格式化合同的编制、修改时,需请法律人士提供专业意见并保存。
4.9 对经营管理过程中存在的重大风险问题应组织专项评估,制定预防措施并予实施。
4.1 0可能发生群诉、媒体负面报道或对公司造成负面影响的问题管理处应填写《纠正/预防措施报告》采取预防措施,避免事态恶化。
4.1 1每年底品质管理部对预防措施实施情况进行总结并形成报告,提交公司年度管理评审。
5. 质量记录表格TJzzWY
8.5.2 -Z01-F1 《纠正/预防措施报告》