用友财务软件期末自动转账功能的探析

作者：赵英丽

来源：《中国乡镇企业会计》 2013年第8期

摘要：本文阐明了用友财务软件期末自动转账功能的构成和五种业务类型，指出了自动转账功能存在的两大问题，提出了自动转账功能使用时的六个注意事项。

关键词：财务软件；自动转账；探析

一、自动转账功能的构成

（一）转账定义

按业务性质设置好转账凭证模板的会计科目、借贷方向、辅助核算和金额的取数公式。是自动转账功能的初始准备工作，比较麻烦一些，特别是有些取数公式的设置，要调用一些函数，还要进行一些计算。但一劳永逸，以后没有特殊情况一般不会再更改设置好的转账模板。

（二）转账生成

每月月末，用户只需在调用在转账定义中设置好的凭证模板，系统自动转账生成记账凭证。这个过程相当简单快捷，能充分体现会计电算化减轻财务核算工作量的优势。

二、自动转账功能的业务类型

（一）自定义结转

是指由用户对凭证中的会计科目和金额的计算公式等进行设置，并将其保存为转账模板，期末再由用户选择调用模板，生成转账凭证。自定义转账功能不仅可以对费用的提取分配分摊、税金的计算进行结转，还可以对各项辅助核算进行结转。

（二）对应结转

对应结转可进行会计科目的一对一和一对多结转，而且还可以把下级科目的数据转至上级科目，只不过要求相关的会计科目有相同的科目结构，明细科目和辅助账也要一致。应注意，只有会计科目的期末余额才能被对应结转。

（三）销售成本结转

销售成本结转主要用来对没有启用购销存管理系统的微小企业完成销售成本的计算和结转。销售成本等于已销售商品的数量乘以已销售商品的成本单价，数量从主营业务收入（其数量核算中的数量）中取，单价从库存商品（用其月末金额除以数量）中取，并结转生成销售成本的结转凭证。要求涉及到的会计科目具有相同的明细科目，都要有数量核算。

（四）汇兑损益结转

汇总损益结转是指有外币业务的企业，汇率变动会给企业带来汇兑收益或损失，应在期末进行调整，先设置好自动计算外币账户的汇兑损益的模板，即可转账生成相关凭证。

（五）期间损益结转

会计期末，应将所有损益类科目的余额结转到本年利润科目中，在转账生成中自动生成期间损益的会计凭证，从而及时反映企业的盈利和亏损。期间损益结转可分开结转，一是对主营业务收入、其他业务收入、投资收益、营业外收入等收益类科目的结转；二是对主营业务成本、主营业务税金及附加、其他业务成本、营业处支出、管理费用、财务费用、销售费用和所得税费用等成本费用类科目的结转。

三、自动转账功能存在的问题

（一）无级别设置

在手工会计中，是按照日常业务发生时的先后顺序和转账业务的前后次序进行结转的。电算化中，也应该根据期末转账业务的高低级别进行转账处理。但用友财务软件的自动转账模块中却没有设置转账业务的高低级别，因此会造成业务层次凌乱，凭证数据出错。笔者在职业学校教了三年多的会计电算化与实训，在大量的实训教学中经常发现，大部分学生在期末进行自动转账功能时，若不事先提醒，会机械的按照题目的顺序自然的做下来，根本不考虑期末转账业务应有的先后次序。所以，财务软件的自动转账功能应该能自动划分转账业务的层次和顺序，先生成低级别的转账凭证，并审核记帐后再生成高级别的转账凭证。这样才能避免会计知识不扎实的学生和会计工作人员业务次序错乱，造成自动转账模块生成的记账凭证数据错误。

(二)无校验功能

通用财务软件要利用软件和计算机的特殊功能，对转账业务级别进行校验，以免转账业务的先后次序和高低层次错乱，造成凭证数据错误。但在用友财务软件中，却没有没置转账业务的校验功能。笔者在教学中经常发现，学生设置的自动转账凭证模板正确，而且按要求生成了低级别的转账凭证，又按要求生成了高级别的转账凭证，但出来的结果还是不正确。究其原因，是因为低级别的自动转账凭证没有审核记账，等于计算机后台并没有进行相关业的处理，而高级别的自动转账凭证要引用低级别凭证的数据，故结果出错。

四、自动转账功能使用时的注意事项

（一）自动转账凭证需要审核记账

转账生成产生的记账凭证和日常业务处理中填制的凭证没什么本质区别，也是未审核未记账的凭证。只有审核记账后这些相关的数据才能在相关的功能模块中进行下一步的处理。否则账务处理系统无法进行正常的记账结账，即使进行了结账处理结果也是不正确的。

（二）调用自动转账模板时需将相关未记账凭证记帐

由于期末转账业务的绝大部分数据来源于各种总账，明细账，日记账和辅助账，为了保证数据的正确性和完整性，应在本月发生的所有业务按正确顺序都登记入账后再进行期末结转生成的操作。

（三）按一定的顺序转账生成

如果有多种转账业务，特别是涉及相关转账业务，要注意转账的先后次序。财务软件的自动转账系统要根据业务特点按正确的顺序进行转账生成。否则，即使设置了完全正确的转账模板，生成的凭证也极有可能是错误的。

（四）掌握系统的自动明细匹配规则

要求自动转账所涉及的会计科目的明细科目和辅助核算等相同。如结转销售成本时，要求用到的主营业务成本、主营业务收入和为库存商品这三个科目的下级明细科目和辅助数量核算要一一对应，软件系统才能调用所用数据进行自动转账，比如主营业务成本的数量就来自主营业务收入科目下对应明细科目的数量核算数据。

（五）转账凭证模板被调用的次数应加以

大多数自动转账模板是可以被重复调用的，多次生成同样的自动转账凭证。这样固然方便学习，提高对软件使用的熟练程度，但用户必须注意期末结转业务处理使用的次数，防止出现漏记、重记等情况。

（六）自动转账凭证模板必须事先进行设置，转账生成的工作应在每个月的月末进行，通过转账生成功能生成的凭证必须保存，否则视同放弃

鉴于期末结转工作的复杂性和重要性，应由财务主管和会计等共同设置。

参考文献：

[1]武迎春.新编会计电算化与实训[M].北京邮电大学出版社.2012.

[2]李燕.财务软件中自动转账功能的应用[J].经济师.2011(2).

[3]张有峰.自动转账凭证的设置原理与应用技巧[J].中国管理信息化.2010(11).

（作者单位：河南省洛阳经济学校）