邮件系统需求分析
（一）系统设计原则
根据对客户需求进行分析的结果，现列出以下主要设计原则：
1、 用户和邮箱易管理
邮件系统要有大规模用户的支持能力，具有良好的用户扩展性，同时能够满足对用户邮箱的定制管理功能。
2、 功能丰富实用
包括用户使用邮箱的功能和系统管理员管理邮件系统的功能。方案要满足用户对这两方面的要求。
3、 系统结构完善紧凑
结构要合理可靠，同时模块具有性，包括硬件系统平台和软件系统的搭建，都要考虑到整个系统的可靠性。
4、 高扩展性
系统是否具有很好扩展性是方案成功的一个重要标志，本方案主要从硬件平台可扩展性和软件功能模块的可扩展性两个方面来满足要求。
5、 高可靠性
邮件系统最基本也是最重要的一个需求就是可靠性。
（二）系统设计总体目标
根据客户的现实状况和业务需求及今后的发展方向，系统设计总体目标是为客户建立高性能、易管理、可扩展、安全可靠、性能价格比良好的电子邮件信息交换系统。用户可能需要的具体功能如下： 功能模块 规格说明 邮件管理 基本功能 收发邮件 撰写邮件 回复邮件 全部回复 转发邮件 个人设定 过滤规则 根据收/发件人、抄送、主题及内容做分类规则设定。将符合规则的邮件归类进入指定信箱，达到邮件分类管理功能。亦可设定此项规则执行的优先级。 当用户于某一段时间无法读取邮件，可设定系统接受邮件后自动回复发件人事先编辑好的回复内容。可设定系统进型自动回复的起止时间及针对对象特定对象发送回复。 支持接收邮件后自动转发到指定的邮箱。也可支持多组邮箱转发设定。 个人可设定拒绝接收的 E-mail地址、域名，可无限设定多利用Web界面转发邮件 传送/接收内部或外部邮件 利用Web界面撰写邮件 利用Web界面回复邮件或全部回复相关收/发件人 自动回复 自动转发 阻挡特定邮件 组E-mail和域名。 信箱管理 内设收件箱、发件箱、已发送信箱等基本信箱。员工可依个人资料管理需要，无限层级添加、编辑信箱。其信箱分层式架构以树状结构清楚显示。 可设定邮件保留期限，自动清除过期邮件。 可设定垃圾邮件保留期限，自动清除过期垃圾邮件。 邮件软件(如Outlook或Outlook Express)删除邮件时，清除资料库中邮件。 系统可关闭发件人所要求自动传送回条功能，不致使Email 信息无故外泄。 将通讯录名单中人员的邮件自动视为非垃圾邮件，而不经过垃圾邮件过滤规则检查。 通讯录管理(与「名片簿」通用) 组织通讯录 群组通讯录 个人通讯录 组织通讯录为系统建立时所建立的人员账号名单，直接应用人事基本资料中所登录的电子邮件地址，用户不需另行建立。 群组中其它用户所分享出的通讯资料，如客户联系资料等。 个人自己编辑的通讯资料(如：亲人、朋友)，可做多群组的分类管理，自行设定群组名称、群组内人员，并可随时添加和修改 可无限层级添加、编辑和删除通讯录群组及单条资料。 可利用CSV文件导入方式，上传邮件软件当中的通讯录资料。 可依据收/发件人、副本、主题及内容输入关键字查找邮件。 可设定仅查找单一信箱当中邮件。 可限定查找范围如：选择特定信箱或特别时间范围。 系统内含过滤引擎，将自动辩识是否为垃圾邮件。 系统针对每一封邮件给予评分，如超过垃圾邮件设定的门槛值，则判断为垃圾邮件。 用户可将系统误判为垃圾邮件或为非垃圾邮件的邮件，为了避免未来仍然发生误判情况，将其加入个人垃圾邮件或非垃圾邮件规则。 用户可将系统误判为垃圾邮件或为非垃圾邮件的邮件，以邮件原封内容格式直接提交给管理员处理。 个人可自行调整系统判断为垃圾邮件的门槛值。 个人设定 添加/编辑/删除通讯录 上传通讯录 查找 关键词查找 信箱查找 限定查找 垃圾邮件箱 自动辨识 系统评分 加入个人垃圾邮件规则（或非垃圾邮件） 提交垃圾邮件（或非垃圾邮件） 个人垃圾邮件分数设定 系统管理 邮件账户管理 建立员工账号资料，方便管理员管理人员资料和相对应的邮件邮箱资料。可按员工不同的职权，设定不同的系统使用权限和个人邮箱空间使用容量。 管理员可设定全公司的垃圾邮件规则，享有加入或解除系统垃圾邮件管理 垃圾邮件规则的权限；或于接收用户的提交邮件后，判断是否加入或解除系统垃圾邮件规则。 流量统计 系统管理员权限，可统计个人邮件流量、全体邮件流量，并可设定按日/月或群组，显示统计结果，掌握邮件进出流量状况。 用户将邮件收取至邮件软件后，仍可设定重新将已收取过的邮件再下载一次。 用户可关闭下载，使邮件不被邮件软件下载。 大批邮件单次勾选，批量转发给组织内部用户。 文件可归类于不同目录之下，可添加、编辑或删除文件目录。 可自行决定该文件的浏览对象，如按部门、群组或人员分享；并可设定他人是否只能读取或可编辑该文件。 可利用查找方式，读取群组当中人员所分享出的文件。 其它功能 重新下载 关闭下载 批量转发 文件目录 文件管理 文件权限设定 浏览群组文件 文件上传/下载 将文件上传至某一目录当中，提供自己及他人下载。 管理员可使用的管理功能有：账号管理、群组管理、程序管理、使用记录管理、部门信息和 权限管理、软件的更新等。 系统管理 还可以查询 系统信息、模块使用统计、用户统计，将之查询与统计结果予以列表。 预约行程 利用行程预约的窗口格式，填写该项行程的内容，包括：日期、时间、事项、类别、重要性、是否重复预约、是否通知等资料的填写。 个人可利用权限开放功能，决定是否让其它人员查看自己的行程及是否授权他人安排本身的行程。 个人可利用日、周、月等显示方式，查看自己的行程。 可查看群组人员开放的日历行程。 可自行管理及编辑个人的名片资料，并可分享给群组中的人员。 个人分享给群组通用的名片资料，即形成群组名片簿。 个人常用的名片资料，可再筛选成为常用名片簿，方便查找。 可按关键词查找群组、个人、常用的名片簿资料 。 可以设定名片簿显示栏目所要显示的栏位项目，也可自行添加显示栏目标签 可接受Outlook98、Outlook2000、Outlook Express、Netscape4.7等通讯录之CSV格式文件导入。 可以导出个人的名片资料，群组名片资料等。 日历 行程分享 个人行程查看 群组行程查看 添加名片资料 群组名片簿 常用名片簿 名片簿 名片查询 名片设定 名片导入与导出 防毒管理 Sophos整合防毒引擎，针对文件写入及邮件进出时进行扫描，确保文件及邮件的安全性。 （三）设计注意事项
1、 邮件系统要与办公系统及系统用户名录统一
例如，有一单位邮件系统与综合办公系统采用Notes Domino 4.6作为服务器，而Notes邮件系统的名录通常依赖于Windows NT用户管理。在这种情况下，就必须将邮
件、综合办公及系统用户置于统一的名录系统下，以方便系统维护。
2、 前端邮件系统与服务器连接
多种前端邮件系统与邮件服务器的连接，以方便不同用户使用。例如可实现Microsoft Mail、Microsoft Outlook97及Fox mail与服务器的连接。
3、城域网邮件服务器之间多网络域数据交换
如果系统是在多个Windows NT网络域和Notes网络域的城域网环境使用，需在多个邮件服务器之间建立连接，以实现邮件服务器多网络域及组织机构用户地址的解析，并需随时保证各邮件服务器用户地址的一致。
4、安装前要有充分的规划
由于企业级邮件系统涉及面大，在安装前首先应对邮件服务器名称、网络域分配及用户地址的组织机构形式进行详细的规划。通常是根据实际部门建立层次结构的地址簿，使用户可以快速方便地找到收信人的地址。此外，如果局域网是基于Notes，则大量邮件账户的建立最好采用Notes支持的文件方式，这样既可避免错误又能提高效率。