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维普资讯 http://www.cqvip.com 圣斤疆李教盐　２００６军第２御　同一份文件不同语言版本的保存问题。对此，自治　区项目办通常采取的作法是同一份文件的不同语　类电子文件的有效性。接收方在接收此类文件时，　必须注意核对同意函中的数据（特别是合同金额）、　邀请函中人名及身份证号等内容是否正确，一旦发　现有误，必须立即同世行联系，请世行更改后重发　言版本使用相同的文件名成对保存，只在文件名的　最后标明中英文以示区别。如“畜牧业项目　２００５年进度报告（中）”和“畜牧业项目２００５年　同意函或邀请函。如接收方未发现电子函件中的错　误，世行会按错误的数据予以认可，这势必会影响　项目的执行，造成不必要的损失。所以在进行ＰＤＦ　进度报告（英）”即是同一份文件的不同语言版本。　２。２对电子图片文件的管理　因自治区项目办保存的图片文件大多为数码　照片，所以档案管理人员借助相关计算机软件将这　些照片制作成电子相册，再依照保存普通照片档案　的方法，在电子相册里配以文字说明，简要描述照　片时间、事由、地点、背景、人物、拍摄单位等要素，　以方便保存和查询。　２．３对电子邮件的管理　自治区项目办对电子邮件的管理，主要借助　格式函件的管理时，必须保证函件关键数据与实际　所需数据相符。　２．５对项目管理信息系统的管理　为了更好地管理世界银行贷款畜牧业项　目的实施，随时了解项目的实施过程、工程进度、财　务及采购进展情况，专门为此项目开发设计了项目　管理信息系统（简称为ＭＩＳ系统，其网址为：ｗｗｗ．　ｘｊｐｄｐ．ｃｏｍ）。自治区项目办档案管理人员对ＭＩＳ系统　的管理主要采取分级授权的方法，为各项目单位设　Ｏｕｔｌｏｏｋ软件。使用Ｏｕｔｌｏｏｋ收发邮件主要基于以下　两个原因：一是在Ｏｕｔｌｏｏｋ里可以设置邮件到达提　示，这样只要有新邮件到达，档案管理人员就会得　定不同的管理和操作权限。各项目单位凭自治区项　目办档案管理人员设定的特定账号和密码登陆系　统，只能对自身的数据进行添加、修改、删除等操　作，可以查看其他项目单位的数据但不能对其进行　添加、修改等操作。这样既实现了系统资源共享的　目标又有效保护了各级数据的安全性。　今后，自治区项目办和各级项目办的外资项目　档案管理工作的重点是将档案学原理与畜牧外资　项目的执行需求结合起来，利用现代化办公设备和　网络技术，不断完善外资项目档案管理工作的网络　和方法，进一步实现项目档案管理的现代化，为各　到提示，保证了信息传达的即时性；二是在Ｏｕｔｌｏｏｋ　里可以设置邮件接收回执。由于邮件收发是通过邮　件服务器在Ｉｎｔｅｒｎｅｔ网络上进行传输，无法确保每　封邮件都能安全到达，所以设置邮件接收回执可以　使发送方确认接收方已收到邮件。　上文中提过“世行对通过特定电子邮箱发送的　电子邮件均予以认可”，为此自治区项目办申请了　单位专用的电子邮箱地址并知会世行，固定使　用该邮箱地址通过Ｏｕｔｌｏｏｋ收发电子邮件。　在对电子邮件进行保存时，除了要保存电子邮　件原件，即发送人邮箱地址、收件人邮箱地址、邮件　发送时间、邮件主题、邮件正文及发件人签名等要　素齐全的电子邮件外，还一定要特意保存每封所发　出电子邮件的接收方回执。这是因为：一是如果没　有收到接收方回执，可以及时重新发送该邮件，不　类外资项目的顺利实施提供原始有效的资料保障　和技术支持。　至于耽误工作；二是可以将回执作为对方已收到邮　件的证据，避免日后可能发生的争执。　２．４对世界银行确认函、邀请函的管理　世界银行通过电子邮件发来的各种同意函（如　采购同意函、顾问服务同意函等）和邀请函均为ＰＤＦ　格式文件。该格式文件的特点是接收方无法对文件　原件进行修改以确保原件的真实性。因世行ＰＤＦ格　式的同意函、邀请函在制作过程中已将具有法律效　应的项目签名镶嵌人文件内，所以世行认可此　固